Digitale Business Transformation in und mit der Buchhaltung

MDIS Consulting als Ihr kompetenter Partner für die notwendige Prozess- und System-Architektur

Wenn Ihre Finanzbuchhaltungsdaten mit unseren Business-Intelligence- und Planungs-Systemen verbunden sind, erhalten Sie ein optimal auf Ihr Unternehmen abgestimmtes digitales Management- und Controlling-Tool für Unternehmenssteuerung und agiles Prozess-Management.

Wir implementieren nicht nur das für Ihre Unternehmensgröße und für Ihre Geschäftsprozesse maßgeschneiderte Buchhaltungssystem (integriert in lexbizz, SAP Business One oder Dynamics 365), sondern erweitern diese auf Wunsch auch um unsere BI- und Planungslösung, sodass Sie sämtliche Anforderungen an das Commercial Management in einem mittelständischen Unternehmen komplett abdecken können.

Im Kontext der Digitalisierung ergeben sich u.a. folgende Nutzen digitaler Buchhaltung „made by MDIS“:

  • Weitgehende Automatisierung der Buchhaltungsprozesse für effizienten Einsatz des Buchhaltungs-Personals
  • Hohe Umsatz- und Kostentransparenz durch Verbuchung nach Verursachungs-Prinzip auf verschiedenen Finanzdimensionen (z.B. Kostenstellen, Kostenträgern, Produktbereichen etc.)
  • Integration von Standard-Berichten, Analysen und Dashboards zur Unternehmenssteuerung
  • Reduktion der Fehleranfälligkeit durch workflow-gestützte Buchungsprozesse
  • Höchste Datenqualität durch eine einheitliche Datenbasis
  • Verbesserung der Liquiditäts-Situation auf Basis integrierter Bilanz-Kennzahlen und Cash-Management im Rahmen der Steuerung von Forderungen, Verbindlichkeiten und Bestände des Umlaufvermögens
  • Zeit und Kosten sparen, z.B. durch den Verzicht auf Papier, Ordner, Lagerräume sowie das schnelle Wiederfinden von Belegen mit wenigen Klicks
  • Möglichkeit der Integration Projekt-, Service- oder Vertrags-basierter Abrechnungs- und Buchungs-Automatisierung

Mit MDIS Consulting den Weg zur digitalen Buchhaltung meistern

Die MDIS Consulting hat sich auf die Fahnen geschrieben, Ihr Unternehmen bei der Digitalisierung Ihres Finanzbereichs (Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Finanzcontrolling) mit innovativen Ansätzen zu begleiten. Indem es gelingt, Buchungsprozesse und Buchungslogik zu automatisieren, reduzieren sich die Fehleranfälligkeit und Ihr Buchhaltungs-Team kann effizienter eingesetzt werden, z.B. in der Datenanalyse anstelle manueller Datenerfassung.

Wir sind davon überzeugt, dass z.B. die folgenden Ansätze dazu beitragen, die Digitalisierung Ihres Unternehmens im Bereich der Buchhaltung voranzubringen. Allen Ansätzen ist gemeinsam, dass Buchungs- bzw. Datensätze sinnvoll und automatisch "angereichert" werden, um diese dann zu Zwecken verbesserter Unternehmenssteuerng mit unseren Controlling- und Analyse-Systemen auswerten zu können:

  • Verbuchung mit Kontostrukturen
  • Optimierung der buchhaltungsseitigen Integration von Payment-Prozessen
  • Intercompany-Accounting

Es gibt weitere Optimierungs-Ansätze wie

  • Verbuchung mit Asset-Klassen
  • Digitalisierung von Rechnungserfassungs-Prozessen
  • Vertragsbasierte Abrechnungssysteme mit Buchhaltungs-Integration
  • Automatisierte Umlageprozesse

mit denen Sie Ihre Buchhaltung zunehmend digitalisieren können. Sprechen Sie uns gerne an, und wir identifizieren gemeinsam mit Ihnen die Themenschwerpunkte, mit denen Ihr Finanzbereich zum "Motor der Digitalisierung" Ihres Unternehmens werden kann.

Verbuchung mit Kontostrukturen und Finanzdimensionen

Wir sehen zunehmend die Notwendigkeit, dass durch "intelligente" Verbuchungs-Logiken Buchhaltungsdaten einen deutlich größeren Mehrwert für die Unternehmenssteuerung liefern können, als sie es heute vielfach tun. Eine hohe Umsatz-, Kosten- oder Vermögens-Transparenz entsteht nach unserer Auffassung bei weitgehender Verbuchung nach dem Verursacher-Prinzip durch Erweiterung der Buchungen um zusätzliche "Finanzdimensionen" und "Kontostrukturen".

Im Kern geht es bei "Finanzdimensionen" einerseits darum, den Buchungssätzen - idealerweise automatisiert - tiefergehende Klassifizierungen mitzugeben, anhand derer die Buchungen im Rahmen späterer Analysen gefiltert werden können. Verbreitet ist bisher, wenn überhaupt, neben der Angabe der Sach- und ggf. Personenkonten und dem Mandanten noch die Mitgabe einer Kostenstelle (Abteilungs- oder Prozess-Information) und eines Kostenträgers (z.B. Projekt) im Buchungssatz. Tatsächlich lässt sich dieser Ansatz deutlich erweitern, z.B. für Geschäftsbereiche, Produktgruppen, Mitarbeiter oder Ähnliches. Dabei beschränkt sich diese Buchungserweiterung nicht nur auf die Kategorien Erträge und Aufwendungen (GuV), sondern kann auch zur Zuordnung im Bereich von Ein- und Auszahlungen (Liquidität) oder als Vermögens- bzw. Schulden-Position (Bilanz) genutzt werden.

Wir erarbeiten mit Ihnen das für Ihre Unternehmenssteuerung optimale Finanzdimensionskonzept und die zugehörigen Kontostrukturen (diese definieren, welche Finanzdimensionen in welchen Sachkontengruppen zulässig sein sollen), um einer weitestgehend verursachungsgerechte Verbuchung der Geschäftsvorfälle sicherzustellen und die Möglichkeiten für spätere Detailanalysen der Buchhaltungsdaten erheblich zu erweitern.  

Optimierung der buchhaltungsseitigen Integration von Payment-Prozessen

Nicht nur dort, aber vor Allem im Bereich des eCommerce, gibt es heute zahlreiche Bezahl-Arten für den Kunden und gerade die schnelle und reibungslose Zahlungsabwicklung (mit korrekter Verbuchung auf den Kundenkonten oder Payment-Provider-Konten) ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Webshop-Betreiber. Schließlich wollen Sie nicht nur die Kundenzufriedenheit im eCommerce fördern, sondern Sie benötigen auch hier den jederzeitigen Überblick über Ihre Zahlungsströme und Kundenforderungen.

Einerseits sind die Zahlungsmethoden und Anbieter technisch korrekt in den Online-Shop und das Data Warehouse anzubinden, um das Online-Geschäft überhaupt abwickeln und die richtigen Schlussfolgerungen aus den im Data Warehouse enthaltenen Informationen ziehen zu können. Hierbei unterstützen wir Sie selbstverständlich mit unserer DWH- und Business-Intelligence-Expertise. Dies gilt auch für die technischen Datenschnittstellen zu den Zahlungsanbietern und die Datenintegration in die ERP-Datenbanken.

Andererseits verfügen wir auch über die betriebswirtschaftliche Kompetenz, um gemeinsam mit Ihnen workflow-gestützte Buchungsprozesse einzurichten, mit denen sämtliche Bezahlschritte korrekt in der Finanzbuchhaltung abgebildet und Buchungsfehler vermieden werden. Und das nicht nur für "Standardabläufe", sondern für komplexere Sachverhalte wie z.B. Retouren / Teilretouren oder Annahmeverweigerung bei Auslieferung.

Intercompany-Accouting

Intercompany-Accounting bedeutet zum Beispiel, Belege, die in zwei Gesellschaften innerhalb einer Unternehmensgruppe oder Konzernstruktur quasi "spiegelbildlich" entstehen, nicht mehr doppelt zu erfassen, sondern aufgrund definierter Buchungslogiken unmittelbar in beiden Mandanten zu verbuchen. Das Gleiche gilt, wenn Ihre Organisation über verschiedene Abteilungen verfügt, zwischen denen Produkte und Dienstleistungen für Projekte ausgetauscht werden.

Die Optimierung der Intercompany-Verbuchungsprozesse hilft insofern, Fehler zu vermeiden, die Konzern-Abstimmung und ggf. Konsolidierung zu vereinfachen und auch Genehmigungs- und Freigabe-Prozesse deutlich schlanker zu gestalten.

Im Rahmen Ihrer Gruppen-Buchhaltung sind Aufwendungen einer Gesellschaft mit Erträgen einer anderen Gesellschaft abzustimmen, gleichzeitig müssen die konzerninternen Forderungen und Verbindlichkeiten aus Leistungsprozessen zueinander passen und last but not least ist auch der finale Zahlungsprozess spiegelgleich durchzuführen und zu verbuchen.

Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen das geeignete Intercompany-Buchungskonzept und unterstützen Sie z.B. bei der Definition und Einrichtung der relevanten Sachkonten, Finanzdimensionen, Buchungsjournale und Intercompany-Abstimmungs-Analysen.

Digitalisierung Ihrer Buchhaltung – mit Kompetenz und Augenmaß

Wenn Sie eine digitale Buchhaltung in Ihrem Unternehmen implementieren wollen, sind im Rahmen eines entsprechend aufzusetzenden Einführungsprojektes sämtliche Kernprozesse des Rechnungswesens und der Buchhaltung auf Ihre digitale Umsetzung hin zu überprüfen und insbesondere der Datenaustausch mit vor- und nachgelagerten Systemen im Vorfeld zu klären. Sehr hilfreich ist es hier, wenn das Buchhaltungssystem bereits von Haus aus zahlreiche Ansatzpunkte der Digitalisierung enthält und die Berichts- und Planungs-Tools ebenfalls nahtlos integriert sind.

Unsere Berater sind darauf fokussiert, Sie bei der Abbildung einer modernen digitalen Buchhaltung Schritt für Schritt zu begleiten. Dabei haben Sie das Augenmaß, im Rahmen eines modularen Aufbaus die Gesamtlösung exakt auf Ihre Unternehmensgröße und die Komplexität Ihrer Geschäftsprozesse zuzuschneiden. Denn auch hier gilt wie so oft: weniger ist mehr!

Exemplarisch seien die folgenden Themenkomplexe benannt, die im Rahmen eines Digitalisierungs-Projektes Buchhaltung zur Prüfung und ggf. Umsetzung anstehen:

  • Automatisierung von Ein- und Ausgangsrechnungs-Prozessen
  • Definition der anzuwendenden Verbuchungs-Workflows
  • Prüfung, inwieweit vertragsbasierte Abrechnungs-Prozesse mit Integration in die Buchhaltung möglich sind
  • Erarbeitung eines Finanzdimensions-Konzepts zur weitgehend verursachergerechten Verbuchung der Geschäftsvorfälle (Kostenstellen, Kostenträger, Projekte, Geschäftsbereiche etc.)
  • Rollierende Lagerbewertung; aktives Lagerbestands-Management durch fortlaufende Lagerbewertung
  • Einrichtung automatisierter Zahlungs-Prozesse
  • Abbildung von Intercompany-Beziehungen mit automatisierter Verbuchung innerhalb der einzelnen Mandanten
  • Einrichtung automatisierter Warnungen in den BI-Berichten, wenn vordefinierte KPI-Ereignisse (z.B. Umsatzschwellen unterschritten) eintreten
  • Festlegung der für die Unternehmenssteuerung wesentlichen Kennzahlen / KPI und deren optimale Darstellung in Dashboards für schnelle und zielführende Entscheidungsfindung.

Wie unterstützt Sie die MDIS Consulting bei der Implementierung dieser Digitalisierungs-Ansätze?

Als Spezialist für Digitalisierungsprojekte mit hoher Komplexität und integrierten Anforderungen an Konzepte, Prozesse und Technologien begleiten wir Sie bei

  • der qualifizierten Prüfung Ihrer Anforderungen
  • betriebswirtschaftlicher UND datentechnischer Integration der definierten Standard- und ggf. Individual-Prozesse
  • der Inbetriebnahme Ihres neuen ERP-Systems (lexbizz, Dynamics 365, SAP Business One) und Datenübernahme aus Altsystemen
  • Schulung und Einweisung Ihrer Mitarbeiter
  • der laufenden Betreuung und permanenten Weiterentwicklung der Basis-, Analyse- und Planungs-Systeme.

FAQ zur digitalen Buchhaltung

Was bedeutet „digitale Buchhaltung“?

Noch vor einiger Zeit und in vielen Unternehmen auch noch heutzutage ist es der Normalfall, insbesondere in der Buchhaltung, dass – getreu dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ – sämtliche buchungsrelevanten Belege in Papierform zu sammeln, zu sortieren, auf den Belegen zu kontieren, abzulegen oder ggf. dem Steuerberater in regelmäßiger Form in Ordnern zur Verfügung zu stellen. Diese Zeiten sind mit digitaler Buchhaltung vorbei. Selbst in der Finanzverwaltung sind heutzutage Unterlagen in digitaler Form weitgehend akzeptiert oder sogar gefordert (z.B. in Form der Bilanz für den Versand des Jahresabschlusses oder ELSTER für Steuererklärungen).

Unter Anderem kann zur digitalen Buchhaltung gehören:

  • Manuelle Vorgänge in der Buchhaltung und insgesamt im Rechnungswesen werden digitalisiert; neben Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung betrifft dies auch die Lohnbuchhaltung.
  • Papierlose und automatisierte Erfassung, Prüfung, Freigabe und Verbuchung von Eingangsrechnungen, ggf. in Verbindung mit vorgelagerten elektronischen Bestell-Prozessen sowie inklusive digitaler Belegerkennung (mit OCR).
  • Belege können mobil / per App erfasst oder per E-Mail an das Buchhaltungssystem gesandt werden.
  • In Unternehmensgruppen automatisierte Verbuchung von Intercompany-Geschäftsvorfällen „spiegelgleich“ in den jeweils betroffenen Gesellschaften.
  • Digitales Belegarchiv; beim Verbuchen der Belege wird der Beleg mit dem dazugehörigen Buchungssatz verbunden, online abgelegt und kann jederzeit, auch aus der Buchung heraus, wieder aufgerufen werden.
  • Digitale Kommunikation und Datentransfer mit dem Steuerberater.

Welche Nachteile werden mit digitaler Buchhaltung überwunden?

  • Ihr Unternehmen profitiert von gestiegener Transparenz, insbesondere in Verbindung mit professionellen Berichtswesen- und Planungslösungen, die nahtlos mit dem Buchhaltungs-System verbunden sind;
  • Weitgehend papier-basierte Buchhaltungslösungen sind deutlich fehleranfälliger, die Belegsuche geht deutlich schneller vonstatten.
  • Ist die digitale Buchhaltung nahtlos in das ERP-System integriert, erfolgt die Verbuchung automatisiert auf Basis der vorgelagerten Einkaufs-, Lagerbewegungs- oder Verkaufs-Aktivitäten.

Warum ist eine Integration von Buchhaltung, BI- und Planungssystem so wichtig?

Erst mit weitgehenden Business-Intelligence-Funktionen zur Visualisierung und Darstellung von Informationen aus ERP- bzw. Buchhaltungssystem können relevante Daten professionell aufbereitet, verdichtet und letztlich zur Geschäftsprozess-Steuerung genutzt werden. Und wenn Sie zusätzlich auch Ihre Planungsdaten im BI-System vorhalten (generiert über eine Planungslösung, die auf die gleichen Datenstrukturen und Dimensionslogiken wie die Buchhaltung zurückgreift), können Sie Ihre unternehmerische Zukunft noch besser gestalten, denn Abweichungen zu ihren Zielen werden unmittelbar sichtbar.