Digitalisierung im Bereich der Warenwirtschaft

Als Teilbereich der Betriebswirtschaft gehört die Warenwirtschaft zu den zentralen Aufgaben eines jeden Handelsunternehmens. Die Warenwirtschaft beschäftigt sich im Allgemeinen mit der Planung, Steuerung und Verwaltung des Güterflusses und des Austausches von Waren. Diese Prozesse finden unternehmensintern und zwischen Unternehmen statt. Außerdem zu (End-) Kunden, Lieferanten und Außenstellen an anderen Orten.

Die Teilbereiche, mit denen sich die Warenwirtschaft beschäftigt, sind:

  • Ein- und Ausgang von Waren
  • Lagerung der Waren
  • Vertrieb der Waren
  • Warenversand

Sämtliche Leistungsprozesse im Unternehmen sind somit dargestellt. Zusätzlich ist die Warenwirtschaft eng verknüpft mit der Disposition sowie der Logistik im Handelsunternehmen.

Das Hauptziel der Warenwirtschaft ist die Bereitstellung benötigter Produktionsmaterialien gemäß der 6 R’s. Das richtige Produkt in der richtigen Menge zur richtigen Qualität am richtigen Ort zum richtigen Zeitpunkt und zum richtigen Preis.

Neben der Steuerung der Lagerhaltung ist die Integration der Warenwirtschaft in die Buchhaltung essenziell. Besonderes Augenmerk bei der Lagerhaltung muss auf das Kapital, welches in den Lagern gebunden ist, liegen. Da Lagerzugänge automatisch das Umlaufvermögen in der Fibu erhöhen, ist es empfehlenswert, diese Zugänge bestmöglich gering zu halten.

Die erforderlichen Verfügbarkeiten der Waren, also der aktuelle Bestand, sollten dabei stets gewährleistet sein. Andererseits reduzieren Umsätze mit Lagerabgängen die Lagerbestände. Mit einer vollumfänglich betriebenen Warenwirtschaft kann Ihr Unternehmen diese Prozesse vereinen und optimieren. Insgesamt führt eine durchgängige Abbildung der Warenbewegungen zu automatischer Verbuchung in der Buchhaltung.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Das Warenwirtschaftssystem, kurz WWS oder WaWi, ist eine Software, welche die Güterströme eines Unternehmens vom Erstellen des Angebotes bis hin zur Rechnungsstellung sowie vom Einkauf der Ware über die Lagerhaltung bis zum Versand an einem Ort zusammenbringt. Was früher mühsam mit Papier und Stift, danach mit Excel-Listen, bearbeitet wurde, gelingt im Zeitalter der Digitalisierung und der digitalen Transformation immer mehr automatisiert.

Die Funktionen digitaler Warenwirtschaftssysteme sind mannigfaltig: Sie können mit WWS Offerten erstellen sowie Aufträge und Bestellungen vollautomatisiert durchführen. Die ERP Software bietet zusätzlich die Möglichkeit, Lieferscheine und zugehörige Rechnungen zu bearbeiten. Die in der Software integrierte Lagerverwaltung ermöglicht die proaktive Steuerung der Warenbestände und die vereinfachte Durchführung von Inventuren.

Neben der Bündelung und Vereinfachung der warenwirtschaftlichen Prozesse lassen sich Kennzahlen aus dem digitalen Warenwirtschaftssystem ermitteln. Diese Kennzahlen geben dem Unternehmer ein tieferes Verständnis über den aktuellen Stand seines Unternehmens. Sie bieten ihm die Möglichkeiten an den entsprechenden Stellen zu optimieren. Beispielsweise können Sie mit einem WaWi die sogenannten “Penner” und “Renner” in Ihrem Handelsunternehmen mit wenigen Mausklicks ermitteln.

Für die “Penner”, welche sich sehr schwer oder gar nicht verkaufen, können Sie entweder einen Abverkauf inklusive Stopp der Wiederbeschaffung organisieren. Oder aber zusätzliche Marketing-Initiativen starten, um Interessenten zu gewinnen.

Gleiches gilt für die “Renner”. Sie verkaufen sich quasi von selbst. Sie als Unternehmer können im Hinblick auf Produkteinkauf und Lagerverwaltung Optimierungen auf Basis von digitalen Technologien vornehmen.

Die Bestellung der Ware kann beispielsweise in größeren Mengen geschehen. Denn Sie wissen, dass sich das entsprechende Produkt sehr gut verkauft.

Warum Unternehmen auf cloudbasierte ERP-Lösungen setzen sollten

ERP steht für Enterprise Resource Planning, auf Deutsch ERP-Systeme. Es stellt ein System dar, das alle Prozesse und Ressourcen unter Zuhilfenahme einer Software plant, steuert und verwaltet. ERP-Lösungen beschleunigen den digitalen Wandel in Form der digitalen Warenwirtschaft.

Die Anfänge von ERP gehen bis zu den 1980er Jahren zurück. Die damals noch parallel entwickelten und eigenständig funktionierenden Module können mittlerweile bedarfsgerecht in ein Unternehmen integriert werden. Mit zunehmender Digitalisierung setzen die kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen auf cloudbasierte ERP-Lösungen.

Das bietet den Unternehmern eine Vielzahl von Wettbewerbsvorteilen. Der Kostenfaktor fällt weniger schwer ins Gewicht, da keine gesonderte Infrastruktur in Form von Hardware anzuschaffen ist. Die Wartung fällt damit ebenfalls weg. Eine cloudbasierte ERP-Lösung sorgt zudem für eine schnelle Aktivierung der IT-Infrastruktur inklusive aller notwendigen Zugriffe für die Mitarbeiter. Cloud Computing ist ein wesentlicher Bestandteil des digitalen Zeitalters.

Da lediglich eine stabile Internetverbindung und ein PC oder Laptop notwendig sind, unterstützt ein Cloud-ERP-System das remote Arbeiten. Das spart weitere Kosten, da auch kein Mitarbeiter die IT-Infrastruktur warten und instand halten muss. Jegliche Verantwortung liegt beim Anbieter des ERP-Dienstes, der sich darüber hinaus um die Aktualität der Software kümmert. Somit sind Sie stets auf dem neuesten Stand und versäumen keine technische Neuerung oder Gesetzesänderung.

Im Hinblick auf die Prozessoptimierung im Unternehmen ermöglichen Bestellungen für das Lager aus dem ERP-System heraus eine vereinfachte Rechnungsprüfung bei Lieferung.

Kann ich die WaWi mit einem Onlineshop verbinden?

Ja, Sie können die WaWi mit einem Onlineshop verbinden. Wichtig dafür ist eine Schnittstelle, welches das digitale Warenwirtschaftssystem mit dem Onlineshop verbindet. Je nach Anforderungsprofil an die Schnittstelle sollten folgende Kriterien unbedingt erfüllt sein:

  • Übernahme der Online-Bestellungen in das Warenwirtschaftssystem
  • Synchronisierung der Artikel- und Produktdaten sowie der Lagerbestände
  • Übertragung der Kundendaten

Neben den Standard-Schnittstellen zu verschiedenen Shopsystemen, wie beispielsweise Shopify, Jimdo oder Wix, bieten wir Ihnen eine Middleware zur Integration ins Internet der Dinge an. Die Middleware als Multichannel-Software verbindet zwar auch jeweils ein bestehendes ERP-System mit einem bestehenden Onlineshop. Zusätzlich kann allerdings die Anbindung weiterer Vertriebskanäle erfolgen.

FAQ zur Warenwirtschaft

Was versteht man unter Warenwirtschaft?

Unter Warenwirtschaft ist der ökonomische Umgang mit sämtlichen physischen Wirtschaftsgütern in einem Unternehmen zu verstehen. Das Ziel der Warenwirtschaft ist die Bewegung von Gütern so zu gestalten, dass alle erforderlichen Waren zum richtigen Zeitpunkt und in der benötigten Anzahl zur Verfügung stehen. Bestmöglich erfolgt dieses Vorhaben mit dem geringstmöglichen Kostenaufwand und in digitaler Form.

Welche Aufgaben umfassen die Warenwirtschaft?

Die Aufgaben der Warenwirtschaft umfassen alle Warenbewegungen im Unternehmen inklusive den Austausch der Wirtschaftsgüter mit Kunden beziehungsweise Abnehmern und Lieferanten.

Zu den Teilaufgaben der Warenwirtschaft gehören die Strukturierung des Eingangs, Ausgangs, Vertriebs, Versands und der Lagerung der Waren. Sie gehört als Teil der digitalen Transformation auch zur Industrie 4.0.

Welche Vorteile bietet ein Warenwirtschaftssystem?

Die wesentlichen Vorteile, die ein Warenwirtschaftssystem bietet, sind Transparenz, Effizienz und Wachstum. Sie wissen zu jeder Zeit wer wie viel bestellt, welche Artikel noch vorhanden beziehungsweise bereits nachbestellt sind und wie viele Bestellungen noch ausstehend sind. Zusätzlich lassen sich Kennzahlen ablesen, die der Optimierung des Warenstroms und aller damit verbundenen unternehmerischen Prozesse dienen. Vor allem der mittelständige Online Shop kann auf Marktplätzen wie Amazon mit Big Data Analysen profitieren.

Welche Vorteile bietet eine webbasierte ERP-Lösung?

Die Vorteile einer webbasierten ERP-Lösung für ein digitales Warenwirtschaftssystem sind einerseits die Verfügbarkeit der Daten und der Zugriff darauf von überall. Andererseits kann über eine webbasierte ERP-Lösung ein Zusammenschluss vieler Prozesse und deren Abwicklung erfolgen. Hauptvorteil ist jedoch die mobile Nutzbarkeit webbasierter ERP-Lösungen im Vergleich zur klassischen Client/Server-Architektur. Webbasierte ERP-Lösungen sind zudem häufig Teil der digitalen Revolution.