Buchhaltung durch Digitalisierung entlasten

Durch die Umstellung auf Home-Office treiben viele Unternehmen im Eiltempo die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Dokumente an. Von diesem Umbruch ist die Buchhaltung vollständig betroffen und ein wichtiger Bestandteil eines digitalen Unternehmens. Viele Unternehmen prüfen aktuell wie Prozesse digitalisiert werden können und somit Ihre Beschäftigten von Ihren Arbeitsplätzen zuhause ohne Unterbrechungen und abteilungsübergreifend Ihren Arbeitstag gestalten können.

P2P steht für Procure-to-Pay und beschreibt die Prozesse von der Erstellung einer Bedarfsmeldung bis zur revisionssicheren Rechnungsablage. Die durchgängige Procure-to-Pay-Methode senkt Kosten und beinhaltet, allgemein gesagt, die automatisierten Geschäftsprozesse vom Einkauf bis zur Buchhaltung. Darin enthalten sind die Bestellung, die Auslieferung und die Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang.

Problemfall Buchhaltung

Entlang dieser internen Prozesskette entstehen mit P2P-Methoden durchgängige Abläufe, die viel Transparenz und Optimierungspotenzial innehaben. Doch jeder einzelne Prozessschritt erzeugt oder benötigt Daten, und zwar digitale Daten. Nur so kann der Mechanismus der Automation in die bisher analogen Prozesse eingeführt werden.

Analog bedeutet allerdings nicht zwangsläufig papierlos und so bieten digitale Buchhaltungslösungen auch die Möglichkeit, papierlastige Prozesse ins System zu integrieren. Vor allem die Buchhaltungsabteilungen sind in den meisten Unternehmen sehr gut organisiert und verfügen in der Regel über straffe Abläufe mit Fristen und Statistiken. Zumeist sind die Papierprozesse bereits in hohem Maße optimiert. Schon wegen der gesetzlich vorgeschriebenen Compliance sind die internen Anforderungen hoch.

Die Komplexität der Abläufe und des Gesamtthemas machen die Personalbeschaffung schwierig. Schwer nachzubesetzende Stellen, unbesetzte Positionen, die auf Nachwuchs warten und die steigende Tendenz zum Home-Office setzen Unternehmen zusätzlich zu. Der Wunsch nach einheitlichen Lösungen auf digitaler Basis ist daher verständlich. Eine digitale Buchhaltung bietet weitreichende Vorteile.

Digitale Buchhaltung – Was ist das?

Durch hohe Compliance-Anforderungen und den verstärkten Wettbewerbsdruck sind Unternehmen gezwungen für hohe Transparenz in allen Prozessen zu sorgen. Das gilt besonders für finanzielle Aspekte. Hier kommt auch noch ein hoher Sicherheitsstandard hinzu sowie die Datenverwaltung und die Archivierungspflicht. Um jederzeit in Audits oder steuerrechtlich ohne Probleme dazustehen, gilt es für Unternehmen große Herausforderungen zu meistern.

Eine digitale Buchhaltung ist dank modernster und häufig intelligenter Technologie in der Lage, einen wichtigen Beitrag für die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu sorgen. Betriebsabläufe, Geschäftskorrespondenz, Aufzeichnungen, Dokumentationen und viele mehr – nur eine sorgsam geplante und sinnvoll vernetzte IT- und Kommunikations-Infrastruktur kann das heutzutage abbilden.

Bei der bisherigen elektronischen Buchhaltung und Archivierungen mangelt es häufig an Interoperabilität und es herrscht trotz der eingesetzten Technologie eine hohe Fehleranfälligkeit. Außerdem kann eine sichere, transparente und dauerhafte Archivierung nicht von jedem System gewährleistet werden. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sind Teil des Bilanzrechts und werden von den meisten Unternehmen als Empfehlung umgesetzt.

Eine GoB-konforme digitale Buchhaltung ist aus unserer Sicht die Basis für eine korrekte, rechtssichere Verbuchung und Archivierung aller Belege in Ihrem Unternehmen. Eine digitalisierte Buchhaltung ist enorm kosten- und zeitsparend und beinhaltet auch die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 6 oder 10 Jahren. Hier ist die Lesbarkeit, Unveränderbarkeit und die dauerhafte Speicherung in der digitalen Buchhaltung eine große Erleichterung.

Eine schnellere und übersichtlichere Bearbeitung mit weniger manuellen Schritten zeichnet grundsätzlich eine digitale Lösung aus. Vor allem in den einzelnen Arbeitsschritten steckt viel Potenzial für eine bessere Effizienz, denn hier sind mehrere Personen involviert und es gibt zahlreiche Schnittstellen.

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Digitale Buchhaltung in 6 Schritten

Viele Arbeitsschritte in operativen P2P-Prozessen sind ideal geeignet für eine Automatisierung mit einem intelligenten ERP-System. Ein digitaler Workflow sorgt für die Einhaltung von Freigaberichtlinien, denn sie sind systemseitig hinterlegt. Eine Reminder-Funktion entlastet Mitarbeiter und die schnellere Verarbeitung der Zahlungen führt zu Skontogewinnen. Als Grundlage für die Umstellung hin zu einer vollständig digitalen Buchhaltung agieren digitalisierte oder gescannte Belege.

Eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware bietet den richtigen Ansatz, und zwar für große wie kleine Unternehmen und unabhängig von ihrer Branche. Eine einfache Anwendung bildet den Mittelpunkt der modularen Lösung, was viel Zeit einspart.

  • Schritt #1
    Zunächst müssen alle Rechnungen in digitaler Form vorliegen. Das heißt, auch wenn sich in vielen Bereichen Papierbelege nicht vermeiden lassen, braucht die digitale Buchhaltung alle Belege in digitaler Form. Das Einscannen erfolgt bei größeren Mengen Papierbelege über einen Dokumentenscanner.
  • Schritt #2
    Um auf alle Aktenordner in der Buchhaltung zu verzichten, und das ist eines der erklärten Ziele einer digitalen Buchhaltung, müssen die Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu gehört ein lückenloser und zuverlässiger Prozess bei der Zusammenführung von digitalen und gescannten Belegen. Am Ende können die Papierbelege vernichtet werden, was Platz im Büro schafft und Kosten für das Archiv spart.
  • Schritt #3
    Über die personalisierten Dashboards von Lexbizz behalten Sie nun Ihre Unternehmensfinanzen jederzeit und überall im Blick. Dafür reichen ein internetfähiges Gerät und Browser. Die abteilungsübergreifende Buchhaltung basiert auf dem zentralen, vollständig integrierten Repositorium, dem sogenannten Hauptbuch.
  • Schritt #4
    Die individuelle Anpassung der Module passt Ihre digitale Buchhaltung genau an Ihre Bedürfnisse an. So können beispielsweise mehrere Währungen unterstützt, die Budgetierung automatisiert oder eine Daten-Anbindung integriert werden. Aufgeteilt in Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung behalten Sie immer den Überblick in Echtzeit. Benötigen Sie die digitale Buchhaltung für mehrere Firmen oder Niederlassungen, dann lässt sich dies über eine zentrale Struktur ebenfalls mit der Software für digitale Buchhaltung umsetzen.
  • Schritt #5
    Die Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater funktioniert jetzt noch einfacher und vor allem effizienter, denn per Klick tauschen Sie alle relevanten Dokumente aus. Selbst komplexe Anforderungen sind über die digitale Buchhaltung von Lexbizz abbildbar. Über die Cloud-Software sparen Sie eine spezielle IT-Infrastruktur ein. Die Integration erfolgt bei laufendem Betrieb.
  • Schritt #6
    Sie verfügen jetzt in Ihrem Unternehmen über freie Ressourcen, sowohl zeitlich als auch finanziell. Der bürokratische Aufwand ist um ein vielfaches reduziert und die Software unterstützt als Cloud-ERP-System Ihr Unternehmen optimal. Dank Schnittstellen können Steuerberater und Finanzämter automatisch zum richtigen Zeitpunkt auf die richtigen Dokumente zugreifen. Updates laufen im Hintergrund, sodass Sie immer auf dem aktuellsten Stand der Gesetzgebung sind. Ein Maximum an Flexibilität bieten die zeit- und ortsunabhängigen Zugriffe auf Ihre digitale Buchhaltung.

Vorteile einer digitalen Buchhaltung

  • Steigerung der Effizienz durch automatisierte Abläufe
  • Verbesserte Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs
  • Bestmögliche Ausnutzung von Skontogewinnen
  • Optimierung der Liquidität Ihres Unternehmens
  • Digitale Workflows garantieren die Einhaltung von Freigaben
  • Einhaltung der Empfehlungen für eine ordnungsgemäße Buchführung
  • Organisation der Buchhaltung nach individuellen Bedürfnissen
  • Höhere Transparenz und bessere Auswertbarkeit geben mehr Sicherheit
  • Automatische Protokollierung und Archivierung
  • Verringerte Durchlaufzeiten zwischen Abteilungen
  • Manuelle Handgriffe bei der Rechnungsverarbeitung entfallen
  • Datenzugriffe in Echtzeit über Cloud-Lösung
  • Arbeitsentlastung für Fachbereiche schafft freie Ressourcen
  • Einhaltung von Compliance-Anforderungen
  • Revisionssichere Rechnungsablage
  • Spart Kosten für Anschaffung IT-Infrastruktur
  • Schnellere Aussage zu Unternehmenserfolgen
  • Für effizientere und fundiertere Entscheidungen
  • Ihr Partner für digitale Buchhaltung

Um mit der digitalen Buchhaltung loslegen zu können, ist eine rechtssichere Verfahrensdokumentation unerlässlich. Darunter versteht sich ein Konzept, dass den Aufbau, den Ablauf und die Ergebnisse der Verarbeitungsverfahren in Ihrem Unternehmen regelt. Es geht dabei um den Empfang, die Digitalisierung, die Verarbeitung, die Ausgabe und die Archivierung aller relevanten Dokumente in Ihrer Buchhaltung.

Damit dabei alles korrekt und vor allem gesetzeskonform abläuft, brauchen Sie einen verlässlichen Partner an Ihrer Seite. Wir stellen sicher, dass sämtliche organisatorische und technische Prozesse im Zusammenhang mit der Umstellung auf eine digitale Buchhaltung dokumentiert sind. Eine solche Verfahrensdokumentation kann im Rahmen einer Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung notwendig sein. Grundsätzlich schützt diese Sie aber auch vor Steuerhinzuschätzungen durch das Finanzamt.

Größere Prozessumstellungen sind ohnehin eine Herausforderung. Geht es dabei um sensible und unternehmenskritische Bereiche wie die Buchhaltung, dann brauchen Sie Unterstützung von Anfang an. Wir sind an Ihrer Seite bei der Umstellung auf eine digitale Buchhaltung, damit Sie sich ganz auf Ihr Unternehmen konzentrieren können.

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