Kann ich mir als KMU die Digitalisierung leisten?

Um von der digitalen Transformation zu profitieren, benötigen Unternehmen eine Digitalisierungsstrategie, die auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Das Professionalisieren von Unternehmensprozessen kostet jedoch nicht nur Zeit und Geld, sondern braucht auch Manpower und Know-how. Während große Unternehmen und Konzerne über die notwendigen Ressourcen zur einheitlichen Digitalisierung verfügen, sieht das bei den KMUs hierzulande ganz anders aus.

Die kleinen und mittelständischen Betriebe scheuen die Anschaffung neuer Technologien, da sie hohe Investitionskosten fürchten. Verbunden mit dem Wunsch nach digitalen Prozessen steht auch häufig die Modernisierung der bestehenden IT-Infrastruktur an. Doch mit der Weiterentwicklung und Generierung von speziellen Enterprise-Lösungen, hierzu gehört beispielsweise die Cloud, kann der Schritt ins digitale Zeitalter auch mit geringem Budget gelingen.

Corona zwingt Unternehmen zum Umdenken

Auch wenn für viele Unternehmer die derzeitige Situation wirtschaftlich eine erhebliche Belastung darstellt, so hat die Pandemie auch etwas Gutes bewirkt. Angeregt durch die Suche nach alternativen Möglichkeiten Kunden über Onlineshops zu beliefern, sind mehr digitale Methoden zum Einsatz gekommen. Unternehmen haben Umdenken müssen und sind kreativ geworden. Durch das breite Angebot von Services und Plattformen über das Internet konnten viele Betriebe wenigstens einen Teil ihrer sonst üblichen Einnahmen generieren.

Wer nicht die Möglichkeit für Alternativen hatte, sah sich in der Lage, die Ruhezeit für Optimierungen zu nutzen. Strategien mussten häufig angepasst werden, denn Corona wird uns alle noch eine Weile beschäftigen. Die Rückkehr zur Normalität ist auch für die Wirtschaft und die Industrie nicht kurzfristig absehbar. Und letztendlich stehen durch staatliche Unterstützungen in einigen Branchen auch finanzielle Mittel bereit, um in sinnvolle Technologien investiert zu werden.

Digitalisierung nicht verpassen und jetzt starten

Wer Prozesse durch digitale Lösungen vereinfachen und effizienter machen möchte, sollte nicht länger warten. Mit entsprechenden Software- und Hardware-Lösungen können sinnvolle Weichen für die Zukunft gestellt werden. Beispielsweise bei der Datenverarbeitung, die im Rahmen der Digitalisierung einen besonderen Stellenwert einnimmt. Daten gibt es in jedem Unternehmen, die Frage ist nur, wie wertschöpfend sie genutzt werden.

Die Umsetzung strategischer Unternehmensziele benötigt jetzt mutige und weitreichende Entscheidungen sowie Maßnahmen. Diese führen langfristig zu geringen Kosten und damit zu mehr Gewinn. Bei fast allen Ansatzpunkten geht es um die Wertschöpfung in Ihrem Unternehmen und die sollte so optimal abgebildet sein, wie es geht. Trotzdem müssen Sie den Durchblick bewahren und die richtigen Prioritäten setzen. Zusammen mit der nötigen Investition in passende digitale Anwendungen stehen Sie und Ihr Unternehmen gestärkt da.

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Warum die Digitalisierung Wettbewerbsvorteile bringt

Unternehmen müssen stets den Markt beobachten, auf aktuelle Trends reagieren und die Wünsche ihrer Kunden verstehen. Genau dabei kann die Digitalisierung mit effizienten Technologien helfen und unterstützen. Sie birgt viele Potenziale, die zukünftig über die Verteilung von Marktanteilen entscheiden werden.

Aus diesem Grund hat auch die Bundesregierung reagiert und ein spezielles Förderprogramm für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) initiiert. Das Programm “Digital Jetzt” bietet finanzielle Zuschüsse für die Investition in digitale Technologien sowie die Qualifizierung von Mitarbeitern.

Eine gute Möglichkeit zur Nutzung der Fördermittel ist beispielsweise lexbizz, ein automatisiertes ERP-System, dass über die Cloud betrieben wird. Der Aufbau einer eigenen Server-Struktur entfällt und die ERP-Software wird unter der Lizenz des Herstellers nach Bedarf abgerechnet. Sie zahlen also nur das, was Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Der modulare Aufbau erlaubt die individuelle Anpassung und Erweiterung an ihre Unternehmensstruktur und die Funktionen lassen sich flexibel dazubuchen.

Neben der Finanzbuchhaltung oder dem Warenwirtschaftssystem steht auch ein CRM zur Verfügung oder die Außendienststeuerung. Projektabrechnung und das Modul Produktion sind ebenfalls optional buchbar und bieten so im Gesamtpaket eine hohe Flexibilität. Die Kosten für die Software-Lösung sind deutlich geringer, als bei der Anschaffung einer herkömmlichen ERP-Software.

So wie im Beispiel von lexbizz gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die Fördermittel der Bundesregierung aus dem Projekt “Digital Jetzt” einzusetzen. Gefördert werden digitale Technologien sowie die Qualifizierung von Beschäftigten zu Digitalthemen. Beantragen können die Gelder alle mittelständischen Unternehmen mit 3 bis 499 Beschäftigten, dazu gehören alle Branchen, Handwerksbetriebe und freie Berufe.

Weitere Informationen zum Förderprogramm "Digital Jetzt" finden Sie hier

Welche Bereiche sollten digitalisiert werden?

Digitale Lösungen vereinfachen und optimieren Abläufe und Prozesse. Bestehende Geschäftsmodelle können mit digitalen Elementen ergänzt oder ersetzt werden. Mit Software beispielsweise gelingt die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung oder die Steuerung des Außendienstes. Beides Bereiche, in denen in der Regel nicht nur eine Vielzahl an Optimierungspotenzial steckt, sondern auch kleine Veränderungen große Effekte erzielen können.

Zeit- und personalintensive Prozesse profitieren besonders kurzfristig von digitalen Methoden. Das spart Zeit ein, macht Ressourcen frei, steigert die Effizienz und bringt eine Kostenreduktion mit sich. Digitale Lösungen lassen sich besser kontrollieren, dokumentieren und analysieren. Die digitale Buchhaltung erhält zudem eine transparente Sicht auf Zahlen, Umsätze und Gewinne. Der digital gesteuerte Außendienst erhält neuen Input durch die frühe Erkennung von Trends, bietet besseren Kundenservice und steuert Wartungspläne oder Servicezeiten höchst effizient.

Interne Prozesse geben klare Strukturen vor, automatisierte Prozesse speichern Daten zentral ab. In der Produktion bietet sich ebenfalls Potenzial für Investitionen in digitale Technologien, denn so lassen sich Produktabläufe dokumentieren und analysieren. Das bringt häufig direkte Handlungsempfehlungen an den Tag, um beispielsweise die Maschinenwartung frühzeitig zu erkennen oder den Ausschuss zu minimieren. Aber auch hier sind Kommunikationspunkte zum Kunden vorhanden, die von digitalen Plattformen und Funktionen im höchsten Maße profitieren.

Kundenwünsche lassen sich schneller erkennen, besser beantworten und damit den Kundenservice steigern. Der Kunde steht auch bei der Digitalisierung im Marketing im Vordergrund. Von Messenger-Bots, die Kundenanfragen automatisiert beantworten bis zur beschleunigten Kundenkommunikation sind zahlreiche Stellschrauben für Optimierungen vorhanden. Digitale Technologien enthalten auch wirkungsvolle und nützliche Tools, wie beispielsweise zur Verbesserung von SEO-Aktivitäten oder zur Kundengewinnung.

Wer unterstützt KMUs bei der Digitalisierung?

Sie können es nicht alleine schaffen, dass muss klar sein, wenn Sie Ihr Unternehmen fit machen wollen für die Industrie 4.0 und die digitale Transformation. Ohne professionelle Unterstützung ist die Umstellung auf digitale Prozesse nicht zu schaffen. Doch damit alleine ist es auch nicht getan, denn viele Methoden, wie beispielsweise Big Data Analysis, zeigen ihre volle Wirkkraft erst dann, wenn es um die Auswertung geht.

Die Angebote für Cloud-Lösungen sind inzwischen so vielfältig wie unübersichtlich geworden. Da ist guter Rat empfehlenswert, denn jede Branche hat ihre speziellen Eigenschaften und jede Betriebsgröße benötigt unterschiedliche Lösungen.

Wenn Sie einen guten Partner gefunden haben, dann wird er Sie kompetent und umfassend über alle Lösungen, inklusive der jeweiligen Vor- und Nachteile, aufklären. Der Dienstleister arbeitet sich in Ihre Strukturen ein und macht sich ein Gesamtbild des Soll-Zustandes. Angepasst an die individuellen Vorgaben erhalten Sie dann ein maßgeschneidertes Angebot für die Digitalisierung Ihres Unternehmens.

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