Digitale Unterstützung für Ihre Mitarbeiter im Außendienst & Kundenservice

Effizienz steigern und Kosten sparen - wir sind Ihr Partner im Bereich der Digitalisierung von Unternehmen

Die Steuerung der Mitarbeiter führt grundsätzlich zu mehr Effizienz im Unternehmen. Ein effizienter Außendienst sichert den zukünftigen Erfolg des Unternehmens. Eine digitale Außendienststeuerung stellt dafür eine Verbindung zwischen Innen- und Außendienst her. So kann die angepasste Software für den Customer & Field Service bestehende CRM-Systeme ergänzen. Mit einer solchen Lösung bringen Sie Ihr Unternehmen auf den Weg in das digitale Zeitalter.

Vertriebsprozesse lassen sich durch den Einsatz von individuellen Lösungen nachhaltig optimieren und die laufende Digitalisierung verändert gerade diese Vertriebsprozesse. Der Grund ist, dass sich die Ansprüche der Kunden hinsichtlich Transparenz und Logistik auf einem hohen Niveau befinden. Der Kunde erwartet die Befriedigung seiner Ansprüche, dass aber erfordert den Einsatz neuer Technologien.

Trotz zunehmender Marktgröße der führenden E-Commerce Plattformen nehmen persönliche Ansprechpartner einen unverändert hohen Stellenwert ein. Der Mitarbeiter im Außendienst berät bestehende Kunden persönlich und kompetent. Er kann auf persönliche Wünsche des Kunden eingehen und Beziehungen zu Kunden aufrechterhalten. Doch wie lässt er sich effienzt steuern und optimal unterstützen?

Außendienst & Kundenservice im Überblick:

Die Digitalisierung von Außendienst und Serviceprozessen bei Handwerks- & Serviceunternehmen nimmt eine wesentliche Rolle für eine wirtschaftliche Steuerung ein.  Wir digitalisieren mit unseren Lösungen Leistungsprozesse von Service & handwerksunternehmen. Von der Leadgenerierung bis zur Rechnungsstellung.

Mit unserem Digitalisierungsansatz decken wir folgende Teilprozesse ab:

  • Generierung von potentiellen Interessenten
  • Steuerung von Verkaufsprozessen & -chancen
  • Erstellung von Angeboten
  • Generierung von Aufträgen
  • Strukturierung von Projekten mit Serviceaufträgen
  • Projektbasierte Ressourcenplanung für Mitarbeiter & Materialbedarf
  • Visuelle Terminplanung auf Basis von Serviceaufträgen
  • Planung & Steuerung des Außendienstes
  • Auftragsabwicklung vor Ort
  • Automatisierte Abrechnungsprozesse

All diese Teilprozesse werden im Rahmen unseres Digitalisierungsansatzes integriert, digitalisiert & weitestgehend automatisiert. Dabei findet zu den jeweiligen Teilprozessen eine Integration zu der Buchhaltung statt. Darüber hinaus stellen wir Lösungen für den Customer-Service sowie vertragsbasierte Abrechnungsprozesse zur Verfügung. Bei uns steht die Reduktion & Optimierung von Verwaltungs- & Dispositionsprozessen im Vordergrund unserer Lösungsansätze. Service- & Handwerksunternehmen können sich durch unsere Lösungen wieder voll auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren: Auf das Ausüben & durchführen von Dienstleistung auf höchsten Niveau.

Weitere Detaillösungen bieten wir im Rahmen der Service- & Handwerksprozesse an.

Der Weg von der Kundengewinnung bis zum Projektcontrolling und zur Abrechnung

Auftragsbezogene Materialwirtschaft

Auch für Handwerks- und Serviceunternehmen nimmt die Materialbeschaffung eine wesentliche Rolle ein

Dabei gilt auch für diese Unternehmen eine möglichst kapitalorientierte Vorhaltung von Lagerbeständen sicherzustellen. Mit unseren Digitalisierungslösungen für Service- & Handwerksunternehmen integrieren wir den Angebots- & Auftragsprozess in eine rollierende Materialbeschaffungs- & Lagerplanung. Aufbauend auf den vorliegenden Angeboten & tatsächlichen Projektaufträgen werden im Abgleich der Lagerbestände und der bereits platzierten Bestellungen fortlaufend die Materialbedürfnisse für eine termingerechte Abwicklung der Auftrage ermittelt.

Die richtige Menge zur richtigen Zeit am richtigen Ort, mit der richtigen Qualität mit dem richtigen Preis für den richtigen Kunden steht im Mittelpunkt einer integrierten Materialbeschaffung & aktiven Lagerhaltung.

Diese Skizze zeigt einen integrierten Materialbeschaffungs- & Lagerhaltungsprozess

Vorteile einer digitalen Außendienststeuerung

Die optimale Nutzung digitaler Vertriebskanäle ist eine der größten Aufgaben im Vertrieb. Investitionen sind jedoch hierfür notwendig, denn die Vertriebssteuerung unterliegt einem dynamischen Wandel. Unternehmen müssen heute ein zunehmendes Nebeneinander von klassischem Außendienst, Telefonverkauf und digitalen Verkaufswegen meistern.

Die digitale Außendienststeuerung bietet zahlreiche Vorteile und hält ideale Lösungen bereit. Ihr Potenzial zeigt sich im Mittelstand, denn hier gibt es durch gewachsene Strukturen in den Familienbetrieben häufig ein besonders großes Optimierungspotenzial. Die ideale Software für eine digitale Außendienststeuerung enthält alle Funktionen für die nachhaltige Organisation dieser entscheidenenden Bereiche und ist mit allen ERP-Modulen kompatibel.

Zu den größten Vorteilen gehören:

  • Digitale Bearbeitung von Aufträgen
  • Optimales Service Management
  • KI-gestützte Prozesse
  • Analysen in Echtzeit
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit
  • Verständnis der Kundenwünsche
  • Alle Betriebsabläufe auf Dashboards
  • Systemabgleich online und offline möglich
  • Vernetzung der gesamten Wertschöpfungskette
  • Auswertung relevanter Leistungskennzahlen
  • Automatisierte Abrechnung
  • Digitale Dokumentation
  • Digitale Checklisten für die Leistungserstellung
  • Verknüpfung relevanter Abteilungen
    (Warenwirtschaft, Buchhaltung, Controlling und Kundenservice)
Mockup zum Projekt-Management, zur Zeiterfassung und Dokumentation der Aufträge.

Lösungen für den Außendienst

Das Zusammenspiel verschiedenster Abteilungen sorgt für einen reibungslosen Ablauf und führt damit zu einem verbesserten Kundenerlebnis. Jedes Produkt wird dabei digital erfasst und identifiziert. So kann ein Auftrag abgebildet werden, bei dem ein Kunde beispielsweise ein Ersatzteil braucht.

Über die Software bucht das System dieses Ersatzteil automatisch aus dem Lager. Die Warenwirtschaft des Unternehmens ist so stets auf dem aktuellen Stand. Das System löst auch die Abrechnung über die Buchhaltung aus.

Voll automatisiert erhält das Projektmanagement die Informationen über den erledigten Auftrag. Der Kundenservice erledigt ebenfalls automatisiert die Auslieferung der Dokumentationen an den Kunden.

Bestellt der Kunde eine Wartung, dann sind seine Daten bereits optimal aufgearbeitet in der Software. So haben die Mitarbeiter im Serviceteam Zugriff auf die relevanten Daten des Kunden und des Ersatzteils. Über mobile Endgeräte erlebt der Kunde vor Ort eine hohe Transparenz und nimmt die verbesserte Servicequalität wahr. Probleme lassen sich schnell und effektiv lösen.

Digitale Planung und Umsetzung von Projekt- & Serviceaufträgen

Die digitale Verwaltung bietet Sicherheit bei der Terminierung. Die visuelle Terminplantafel gibt einen Überblick über die Aufträge und Touren. Schon im Vorfeld wurden die Anforderungen an den Kundenservice schnell und einfach erfasst.

Mitarbeiter in der Disposition greifen auf die notwendigen Dokumentationen zu. Sie können alle relevanten Kundendaten einsehen und sind mit anderen Abteilungen im ständigen, digitalen Austausch.

Verträge und Aufträge sind digital gestaltet auf hohem Niveau planbar und steuerbar. Die Anfälligkeit für Fehler reduziert sich deutlich. Garantie Angebote erhalten ein besonderes Merkmal. Es verhindert, dass Kunden Leistungen auf Garantie in Rechnung gestellt bekommen.

Zentrale Aspekte im Kundenservice werden verstärkt und Reibungspunkte eliminiert. Rahmenverträge, Wartungsverträge und das gesamte Garantiemanagement sind planbar, steuerbar und transparent nachvollziehbar. So steigern Sie die Produktivität ganzer Abteilungen und Bereiche über eine angepasste Software.

Proaktives Serviceerlebnis für Ihre Kunden

Um dem Kunden mehr Service zu bieten, ist im Customer & Field Service die intuitive Customer Experience integriert. Dahinter verbirgt sich ein direkter Mehrwert für einzelne Kunden, der erlebbar und transparent ist. Kunden können beispielsweise über intelligente Chatbots Vereinbarungen für Termine machen.

Zu den immer verfügbaren Selfservices gelangt der Kunde mit dem Scannen von QR-Codes. Er erhält damit Zugang zu unkomplizierten Leistungen und Angeboten. Natürlich ist das Corporate Design eingehalten und alle mobilen Endgeräte zur Konnektivität mit dem Portal geeignet.

Anschluss an das ERP-System

Die Schnittstelle zum ERP-System ist das Kernstück der Integration. Um von der hochgradig effizienten Nutzung der eigenen Ressourcen profitieren zu können, ist unterstützende Software notwendig. Der Mitarbeiter kann über das ERP-System Kundenanfragen schneller beantworten und proaktiv auf Beschwerden oder Kundenwünsche reagieren.

Außerdem ist die Datenqualität und die Datensicherheit bei gleichzeitig hoher Produktivität gewährleistet, was zu einer optimalen Information führt. Besonders innovativ ist die Cloud-ERP. Die Technologie bietet unabhängig von der Betriebsgröße die Kommunikation mit Dritt- und Subsystemen.

Unsere Lösungen zur Digitalisierung

Automatisiert vernetzt mit der mobilen App

Zur Verwaltung der Aufträge, der Zeiterfassung und der Auftragsdokumentation eignen sich besonders die mobilen Anwendungen. Sie lassen sich per Smartphone oder Tablet ans Netzwerk anschließen und bieten ein hohes Maß an Flexibilität. Die Aufgaben des täglichen Arbeitsalltags gehen dank mobiler Lösung schneller von der Hand. Dynamische Unternehmenslösungen erlauben effiziente Geschäftsprozesse, die Digitalisierung von Wertschöpfungsketten, voll integrierte Workflows und die erfolgreiche Planung von Ressourcen.

Cloudbasierte ERP-Lösungen für mehr Flexibilität im Kundenservice & Außendienst

FAQ zu Außendienst / Kundenservice

Was versteht man unter Field Service?

Im Außendienst geht es häufig um vordefinierte Ziele. Sie dienen der Maximierung von Gewinnen oder der Maximierung von ROIs. Mit Field Service erhält das Unternehmen Einfluss auf den Erfolg der Mitarbeiter.

Mit der Steuerung ist der permanente Dialog zwischen Vertriebsleitung und Vertriebsmitarbeiter möglich. Das führt zu einer höheren Vertriebsleistung und der Reduzierung von Kosten bei gleichzeitiger Steigerung der Umsätze.

Welche Vorteile bietet eine Software im Außendienst?

Software sammelt Informationen in einer zentralen Datenbank. Das führt zu einer Verbesserung der Performance an allen Kontaktpunkten und erhöht die Servicequalität für die Kunden. Die höhere Kundenbindung und die Verbesserung der relevanten Leistungskennzahlen sind weitere Vorteile einer Software im Außendienst.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung im Außendienst?

Manuelle Prozesse werden automatisiert und der Mitarbeiter kann sich auf die Abschlüsse konzentrieren. Digitale Prozesse führen zu einer Produktivitätssteigerung und beschleunigen Verkaufsprozesse. Die Kernkompetenzen wie Lead Management oder Kundenservice profitieren von uneingeschränkter Nutzung der Datensätze.

Welche Systeme zur Digitalisierung im Außendienst?

Der Außendienst ist ein dynamischer Kreislauf, in dem digitale Tools zur Verstärkung der Erfolgsfaktoren sorgen können. Die Total Customer Experience gilt als Leitmodell für die meisten Unternehmen auf dem Weg in eine digitale Prozesslandschaft. CRM oder ERP Systeme werden durch anpassbare Software ergänzt. Diese ist angereichert mit intelligenten Anwendungen und Analysemethoden. Unternehmen benötigen ein Warenwirtschaftssystem, ein CRM-System und eine Software für die Digitalisierung im Außendienst. Alle drei Komponenten müssen dabei optimal aufeinander abgestimmt sein.